Tips Membuat Kantor Tanpa Dinding

Jakarta - Pekerja saat ini semakin mobile dan hal itu berlaku juga pada Usaha Kecil dan Menengah. Mengekang pekerja pada sebuah kantor dengan empat dinding sudah bukan zamannya lagi. Meskipun perangkat mobile dan laptop akan memudahkan bisnis berjalan dari sudut pandang logistik dan moneter, perusahaan masih harus memikirkan ancaman yang hadir melalui perangkat-perangkat tersebut.

Harus ada suatu kebijakan yang bisa membantu karyawan UKM melindungi baik informasi maupun perangkat mereka. Kebijakan ini harusnya mencakup kebijakan password, hanya membolehkan perangkat dengan kemampuan enkripsi untuk terhubung ke infrastruktur, dan melarang perangkat yang tidak aman untuk terhubung ke jaringan kantor. Software perlindungan di titik akhir (sisi perangkat) juga harus tersedia. Tips berikut ini bisa membantu UKM melindungi informasi di perangkat mobile yang digunakan karyawannya saat bekerja dari jarak jauh:

Hati-hati Mengklik --- Sama seperti jika menggunakan PC, mengakses jejaring sosial di perangkat mobile dan laptop harus dilakukan dengan hati-hati. Jangan membuka link yang tak teridentifikasi, chatting dengan orang tak dikenal maupun mengunjungi situs yang tak biasa. Sangat mudah bagi pengguna untuk tertipu dan membuat perangkat mereka serta informasi di dalamnya dapat tercuri. Semua petunjuk terbaik menggunakan jejaring sosial di PC berlaku juga berlaku untuk perangkat mobile yang terhubung dengan jaringan. Berikut adalah beberapa petunjuk terbaik itu:

• Periksa pengaturan privasi secara berkala untuk menjamin akun dan informasi Anda memang aman seperti yang Anda kira.
• Jangan menjawab Yes saat diminta untuk menyimpan password ke komputer. Sebaiknya, percayakan pada sebuah password kuat yang Anda hapal atau simpan di sebuah program manajemen password yang bisa diandalkan.
• Jangan asal terima 'Friend' atau 'Follower' dari orang-orang yang tak Anda kenal.
• Jangan klik tautan di pesan, bahkan jika pesan itu seakan-akan datang dari 'teman' Anda namun nampaknya aneh atau tak seperti yang Anda kenal. Metode yang sering digunakan oleh penyerang adalah menyamar sebagai teman dan mengirimkan pesan ke pengguna yang bunyinya kira-kira seperti ini, "Video lucu ini isinya kamu ya?" Pada kenyataannya, tak ada video yang dimaksud, dan jika pengguna mencoba membukan file 'video' itu, mereka akan terinfeksi program jahat.
• Jangan pernah mengirimkan pesan di jejaring sosial yang memberitahu lokasi Anda, terutama saat jauh dari rumah. Ini termasuk, jangan memposting pesan yang menandakan Anda akan pergi dari rumah pada tanggal atau waktu tertentu, misalnya saat akan liburan.

Amankan dan Enkripsi Data --- Dari semua yang ada, informasi adalah aset paling berharga yang bisa dimiliki sebuah UKM, dan yang paling sensitif adalah informasi finansial. Langkah-langkah yang tepat harus diambil untuk mengamankan data itu yang berada di perangkat mobile atau laptop agar jangan sampai diakses oleh pengguna yang tak berhak dan hacker. Enkripsi dan perlindungan di titik akhir adalah hal wajib demi terciptanya keamanan yang komprehensif. Teknologi yang digunakan harusnya bersifat proaktif dan menyediakan perlindungan lengkap terhadap ancaman yang belum diketahui untuk laptop dan perangkat titik akhir lainnya.

Tahu apa yang harus dilakukan jika perangkat hilang atau dicuri --- Dalam hal pencurian atau kehilangan, baik karyawan maupun manajemen harus tahu apa yang selanjutnya perlu dilakukan. Proses yang dibutuhkan untuk mematikan dan melindungi informasi dalam perangkat dari pembobolan harus sudah tersedia. Ada produk-produk yang tersedia di pasaran yang bisa mengotomatisasi proses-proses itu, sehingga UKM bisa bernafas lebih lega saat terjadi insiden.

Tegakkan kebijakan security yang kuat --- Adalah hal yang sangat penting untuk menegakkan kebijakan manajemen password pada manajemen dan karyawan. Memiliki password yang kuat akan membantu Anda melindungi data yang tersimpan di laptop saat terjadi kehilangan atau insiden hacking. Password yang kuat memiliki delapan atau lebih karakter dan mengkombinasikan huruf, angka serta simbol (misal, # $ % ! ?). Karyawan harus mengubah password secara berkala, setidaknya setiap 90 hari.

Berubah sesuai keadaan --- Kondisi keamanan mobile dan titik akhir akan selalu berubah. Perkembangan baru dalam teknologi, piranti lunak dan keamanan akan selalu muncul, dan hacker juga selalu berubah. Salah satu cara terbaik bagi UKM untuk tetap aman dan efektif adalah dengan beradaptasi pada perkembangan terbaru yang terjadi. Tidak melakukan itu bisa berarti memilih untuk menjadi lemah. UKM harus melakukan apapun yang bisa dilakukan, selama masih masuk budget, agar bisa mengupdate perangkat dan software mereka dengan yang paling baru.

Tentang Penulis: Darric Hor adalah General Manager, Indonesia & Philippines, Symantec

(wsh/wsh)