Mengelola Departemen TI Bak Commuter Line

Jakarta - Berapa kali Anda berdiri di peron stasiun yang padat saat jam pulang dan pergi kerja? Menunggu datangnya kereta api Commuter, tapi saat kereta api tiba, gerbong sudah sangat penuh dan Anda tidak mungkin masuk ke dalamnya.

Tidak hanya perasaan frustrasi dan kesal karena harus menunggu kereta api selanjutnya, Anda juga mungkin terlambat sampai ke tempat kerja.

Sebagai penumpang, Anda berharap kereta api senantiasa dapat diandalkan untuk membawa Anda dari tempat A ke tempat B dengan cepat dan efisien setiap waktu. Namun kenyataannya lebih sering Anda dikecewakan dan berpikir apakah sebaiknya naik taksi saja.

Apabila manajemen KA Commuter mempunyai perencanaan yang lebih baik, atau mengetahui kapan waktu-waktu padat penumpang, berapa banyak penumpang yang bepergian, dan yang terpenting, keyakinan bahwa infrastruktur yang ada dapat mengakomodasi jumlah penumpang, maka setiap saat Anda naik kereta api Commuter akan mendapatkan tempat duduk dan sampai di tujuan dengan waktu lebih singkat.

Ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan oleh manajemen KA Commuter, untuk menghadirkan pelayanan yang lebih baik bagi para penumpang.

Jika mereka membangun rel tambahan, menggali underpass untuk perlintasan sebidang atau menambah jumlah kereta api atau gerbong, akankah hal ini meningkatkan kualitas layanan?

Apakah dengan membuat pintu gerbong kereta api yang lebih lebar akan meningkatkan kecepatan penumpangan naik dan turun untuk memperlancar arus penumpang?

Saat puncak kepadatan penumpang, akankah dengan mengurangi beberapa layanan dan menurunkan harga tiket akan membuat para penumpang tetap senang? Bagaimana dengan memindahkan para penumpang yang tidak terangkut untuk menggunakan bus?

Sekarang Anda dapat melihat bahwa dengan menambah jenis layanan, juga akan menaikan biaya-biaya. Anda harus membangun infrastruktur tambahan yang berarti membutuhkan tambahan listrik untuk menjalankannya, lalu tambahan karyawan untuk mendukung layanan tersebut.

Tanpa informasi yang tepat, maka semuanya akan menjadi mahal, biaya operasional akan melonjak dan akan menimbulkan kemungkinan kacaunya pelayanan kereta api dan bersamaan dengan turunnya kepuasan penumpang.

Perencanaan untuk suatu masalah TI yang kompleks, bukan hanya satu, dua, atau tiga hal saja yang perlu dipikirkan, tetapi gabungan dari berbagai macam hal. Memastikan segala hal berkenaan dengan masalah operasional pelayanan, dan menghitung-hitung biaya dan resiko terkait secara berkala.

Menjalankan Departemen TI sama halnya dengan menjalankan layanan KA Commuter. Pada urutan pertama, yaitu pelanggan – mereka berharap mendapatan kualitas dan pengalaman terbaik setiap saat.

Di belakang layar, Anda harus mengelola sumber daya dengan baik, menyeimbangkan antara permintaan konsumen dengan pelayanan yang Anda berikan, dan terus mengupayakan efisiensi yang lebih baik.

Sama halnya dengan KA Commuter, untuk memastikan departemen TI berada dalam jalurnya satu hal yang harus dilakukan adalah 'perencanaan kapasitas'. Berdasarkan catatan kinerja berbagai aplikasi sebelumnya, Anda dapat mengatur infrastruktur dan memprediksi kebutuhan kapasitas TI dengan lebih pasti.

Lakukan dengan tepat dan Anda akan dapat menghadirkan pengalaman terbaik kepada pelanggan, menekan biaya dan memperkecil risiko. Tetapi bila Anda melakukannya dengan tidak benar, resiko hilangnya bisnis karena tidak berfungsinya aplikasi, tingginya belanja modal (CapEx) untuk infrastruktur yang tidak terlalu bermanfaat, dan ketidakpastian efektifitas dari infrastruktur dalam menghadirkan pelayanan terbaik bagi pelanggan.

Kita semua mengetahui bahwa perencanaan kapasitas dalam konteks saat ini merupakan sebuah tantangan besar. Kebanyakan anggran TI tidak berubah dari tahun ke tahun, layaknya kereta api yang tidak bergerak ke mana-mana, namun, permintaan akan layanan TI meningkat tajam, yang didorong oleh maraknya berbagai layanan mobile, komputasi awan, dan konsumerisme TI.

Ditambah lagi dengan meningkatnya kompleksitas: gabungan antara sistem fisik, virtual, komputasi awan, dan mainframe yang semuanya membutuhkan optimalisasi untuk mendukung berbagai aplikasi pendukung kelangsungan bisnis. Seperti yang sering saya lihat, dimana Manajer TI sama stresnya dengan seorang kondektur kereta api yang mencoba mengatur ditengah padatnya penumpang.

Apa penyelesaian yang biasanya langsung terpikir? Menambah kapasitas melebihi yang dibutuhkan. Seperti halnya yang dilakukan manajemen Kereta Api, mereka menambah sumberdaya mereka (infrastruktur, listrik, dan karyawan) untuk mengakomodasi perkiraan meningkatnya permintaan pelayanan.

Namun, ada satu kelemahan dengan penyelesaian masalah seperti itu. Jika perkiraan kenaikan permintaan tidak terjadi seperti yang Anda perkirakan, maka yang tersisa adalah server atau layanan TI yang tidak terpakai.

Penyelesaian dengan menambah kapasitas data center bukan hanya pemborosan belanja modal, tetapi juga meningkatkan biaya operasional seperti biaya perawatan, upgarde, listrik, dan lisensi. Serta beban pikiran Anda karena memikirkan penggunaan kapasita server yang hanya mencapai 20 persen.

Pengelolaan Kinerja Aplikasi Sebagai Penyelesaian Masalah

Manajer TI biasanya mengandalkan Aplikasi Manajemen Kerja (APM) untuk menyelesaikan masalah tersebut. APM dapat mengambil data kinerja dari sumber masalah seperti aplikasi, pengguna dan infrastruktur, serta menggunakan informasi pengalaman pengguna yang terintegrasi untuk menentukan prioritas penyelesaian masalah dan mengelola tingkat kualitas layanan.

Namun bagaimanapun Manajer TI tetap memerlukan cara untuk mengatasi masalah kapasitas dengan biaya seekonomis mungkin tanpa memperbesar risiko bisnis.

Jawaban terhadap masalah sebenarnya terletak pada perpaduan antara keunggulan APM dan kendali manajemen kapasitas. Dengan memanfaatkan APM manajemen kapasitas dalam suatu solusi 'Prediksi Perencanaan Kapasitas Terpadu', Anda dapat melakukan prediksi yang lebih tepat untuk kapasitas yang dibutuhkan di masa yang akan datang.

Hal ini memungkinkan Anda untuk meminimalkan risiko, memastikan tingkat kualitas layanan dan, dan menentukan kapasitas yang tepat bagi aplikasi Anda, sambil tetap mengusahakan biaya seoptimal mungkin.

Hal ini dapat dilakukan dengan dua cara. Pertama, ketika terjadi masalah, APM akan memperingatkan operasional TI akan adanya bahaya seperti kinerja server yang melebihi 80% dari kapasitas.

Anda akan mengetahui untuk segera mengambil tindakan dan menyesuaikan beban kerja server. Kemudian menggunakan manajemen kapasitas untuk menjalankan skenario “what if?” pada server yang terdampak dan seluruh rantai pengiriman aplikasi, kemudian menyelesaikan masalah yang diindikasikan APM.

Satu kasus nyata dari sebuah perusahaan Makanan dan Minuman (F&B) multinasional. Proses testing yang mereka miliki gagal mengidentifikasi bottlenecks dalam sistem SAP skala besar yang dimiliki perusahaan.

Testing yang dilakukan juga merupakan proses yang mahal dan perusahaan berada dibawah tekanan untuk memotong biaya-biaya dan memperbaiki pelayanan.

Di tengah tekanan yang semakin membesar, perusahaan (F&B) tersebut mulai menggunakan solusi prediksi kemampuan untuk mengirimkan peringatan dini yang mencakup mulai dari fase rancangan, pengujian, hingga produksi.

Dengan demikian, tim terkait dapat mendiskusikan data, melakukan rancangan ulang, dan menghindari permasalahan yang mungkin dapat terjadi dalam rangkaian produksi. Sebagai hasilnya, perusahaan dapat secara signifikan menghemat waktu dan biaya dengan cara mengidentifikasi masalah desain pada awal alur produksi.

Skenario kedua untuk perencanaan prediksi kapasitas melibatkan penentuan ukuran yang tepat saat ini untuk pengembangan di masa depan. Dengan menggunakan data kinerja APM dari produksi Anda, solusi ini memungkinkan Anda untuk melakukan analisa skenario secara terus menerus pada berbagai beban kerja.

Hal ini dapat mengoptimalkan infrastruktur produksi dengan konfigurasi sistem yang tepat berdasarkan perencanaan beban kerja yang direncanakan didepan.

Begitulah cara berbagai perusahaan penyedia layanan keuangan menggunakan prediksi perencanaan kapasitas. Perusahaan-perusahaan di tantangan untuk terus memenuhi harapan konsumen - selalu ada saat dibutuhkan, selalu siap melayani, dan selalu bersama mereka – namun tetap harus melakukan berbagai penghematan dalam mengembangkan dan mengoperasikan berbagai aplikasi.

Pengujian kinerja berbasis model memberikan keyakinan terhadap segala kemungkinan yang akan terjadi yang disebabkan berbagai perubahan pada aplikasi yang digunakan perusahaan-perusahaan penyedia layanan keuangan.

Tidak ada lagi kira-kira, spekulasi, atau menduga-duga tentang bagaimana kapasitas dialokasikan dan digunakan. Dengan prediksi perenacaan kapasitas, Anda dapat menentukan kebutuhan infrastruktur yang tepat berdasarkan catatan kinerja yang sesungguhnya.

Jangan biarkan kereta Anda kehabisan bahan bakar, bukankah itu sesuatu yang masuk akal?

Penulis: Stephen Miles, Vice President, Service Assurance, Asia Pacific and Japan, CA Technologies.

(ash/ash)