Firmus Bikin 'Jalan Pintas' Salesman-Back Office

Jakarta - Cara kerja yang menghubungkan armada penjualan dengan bagian administrasi yang kini diadopsi banyak perusahaan, dianggap belum efisien. Akibatnya, operasional pun menjadi tidak efektif.

Melihat kondisi itu, PT Firmus Solusindo selaku perusahaan penyedia solusi manajemen distribusi terintegrasi, merilis solusi untuk meningkatkan kinerja tim sales force dengan mengintegrasikan front liner dengan back office lewat Intelligent Mobile Sales Force Automation, Firmus SFA.

"Firmus SFA merupakan solusi automatisasi armada penjualan yang mampu mengintegrasikan kegiatan front liner di lapangan dengan kebijakan dan strategi perusahaan yang telah ditetapkan oleh sales department secara realtime," ujar Hadi Buntoro, Direktur PT Firmus Solusindo, dalam keterangannya, Jumat (14/12/2012).

Menurut Hadi, selama ini pada sore hari (jam 16.00 – 17.00) para salesman tiba di kantor secara serentak. Mereka memasukkan order penjualan yang berhasil diperoleh pada hari itu kepada administrator penjualan.

Akibatnya, kegiatan administrasi dan operasional gudang tiba-tiba melonjak drastis, ketika stamina mereka sudah turun. Seketika itu juga harus segera diselesaikan berbagai jenis pekerjaan yang membutuhkan ketelitian.

Seperti memproses hasil tagihan, memproses order penjualan hari ini, melunasi piutang outlet, menyiapkan dokumen pengambilan barang ke gudang, dan menyiapkan dokumen pengiriman barang.

Sementara itu, high volume transaction mencapai 100 - 2.000 order penjualan per hari, tergantung distributor size. "Potensi kesalahannya sangat tinggi, sehingga sangat berpotensi menimbulkan kerugian perusahaan,"tegas Hadi.

Saat ini, sistem automatisasi armada penjualan yang banyak dipakai di pasar masih menggunakan cara konvensional. Sebagian besar hanya mengalihkan pencatatan penjualan dari bon penjualan (kertas) ke perangkat elektronik dan dilakukan sinkronisasi ke back-end system saat salesman tiba kembali di kantor.

Selain dianggap tidak banyak membantu efisiensi kerja back office, pada umumnya fokus hanya pada administrasi penjualan. Integrasi salesman di lapangan dengan sales supervisor terputus, sehingga untuk kontrol membutuhkan effort tinggi dan sangat melelahkan. Belum lagi perangkat PDA yang dipakai memiliki kapasitas dan kapabilitas terbatas.

Untuk itu, dihadirkanlah Firmus SFA untuk mendukung dan meningkatkan proses bisnis dan kinerja para salesman. Diharapkan, dengan solusi ini maka salesman bersama sales supervisor dapat merencanakan penjualan ke outlet dengan lebih baik, hal ini dimungkinkan karena habit dan potensi outlet telah diketahui sebelum kunjungan salesman dilakukan.

Dengan begitu, memungkinkan tim sales untuk menyusun langkah-langkah taktis di dalam menjalankan kebijakan penjualan yang sudah ditetapkan perusahaan. Saat salesman melakukan transaksi di outlet, maka supervisor dapat memantau aktifitas penjualan tersebut secara real time.

Bila order sesuai dengan tujuan perusahaan, maka administrator penjualan dan gudang dapat segera menyiapkan barang yang dipesan outlet.

Dengan begitu, 'jamming' pada sore hari akan berkurang signifikan, pekerjaan tidak menumpuk lagi di sore hari, sehingga human error yang berakibat meningkatkan kerugian dapat dikurangi dengan lebih pasti.

(ash/fyk)